在這個(gè)暖得有點(diǎn)過(guò)頭的春天，一場(chǎng)突如其來(lái)的疫情「倒春寒」想必打亂了很多人的生活和工作安排。居家隔離、排隊(duì)核酸與「非必要不出省」又重新成為了我們生活的主調(diào)。

備好物資，留在家里，本身也是幫助社會(huì)平復(fù)疫情、回到正軌的辦法。不過(guò)，對(duì)職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)程辦公畢竟是完全不同的體驗(yàn)：工作地點(diǎn)的變動(dòng)不居，還有面對(duì)面交流的缺失，都讓我們需要重新思考如何保持工作效率。

作為一個(gè)有著豐富遠(yuǎn)程辦公經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)，我們總結(jié)出了一些高效遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗(yàn)和理念，希望能夠幫助大家在這個(gè)非常時(shí)期適應(yīng)在家辦公的節(jié)奏，即使留在家里也能保持高效協(xié)作與心理健康。

前期準(zhǔn)備：劃分工作空間與工作時(shí)間常常困擾居家辦公者的一個(gè)問(wèn)題是，生活和工作很容易混在一塊。在家工作時(shí)，我常常會(huì)覺(jué)得自己還在家而光明正大摸魚怠慢了工作，但同時(shí)又感覺(jué)工作隨時(shí)都在入侵自己的生活，界限不分明，只會(huì)拖累工作效率。

▲ 遠(yuǎn)程辦公期間會(huì)遇到的各種問(wèn)題。圖片來(lái)自：Buffer

所以，我們需要在物理上和儀式上，給工作和私人生活劃分地盤。

一個(gè)常見(jiàn)的建議是：清理出一片專屬于工作的空間。如果家里有書房就再好不過(guò)了，你可以把它當(dāng)成自己的「辦公室」，把設(shè)備和資料都搬過(guò)去，踏進(jìn)「辦公室」后只專注于工作；當(dāng)然，把臥室桌子收拾干凈，布置好燈光，也足以將它變成「專屬工位」。別忘了，在工作之前要提醒家里的其他人尊重你的工作，別中途打擾你。

在生活習(xí)慣上，也要營(yíng)造出工作的「儀式感」。如果還是穿著睡衣睡眼惺忪地工作，可能沒(méi)幾分鐘你就會(huì)想縮進(jìn)被窩睡一個(gè)回籠覺(jué)了；所以，我們需要一些特定的儀式，來(lái)提醒自己「你要上班了」。比如，換掉睡衣洗把臉，或者再?zèng)_一杯咖啡，暗示自己進(jìn)入工作狀態(tài)。

由于在家辦公有太多偷懶的誘惑，要是長(zhǎng)期從事同一個(gè)工作，很容易就會(huì)產(chǎn)生倦怠情緒然后放棄。因此，我們需要將當(dāng)前的工作分解成一個(gè)個(gè)小任務(wù)，然后用滴答清單、Pomotodo 等工具內(nèi)置的「番茄鐘」，強(qiáng)制自己在番茄鐘持續(xù)的 25 分鐘時(shí)間里專注于某項(xiàng)小任務(wù)，完成后再獎(jiǎng)勵(lì) 5~10 分鐘休息時(shí)間。

▲ 空閑時(shí)間，不如好好放松。 圖片來(lái)自：Jacek Dylag@Unsplash

辦公時(shí)間專心工作，休息時(shí)間自然也該盡情生活。像是工作前要準(zhǔn)備儀式一樣，下班后也該有類似的儀式告訴自己應(yīng)該切換到生活狀態(tài)了，該吃飯吃飯，該刷劇刷劇，或者還能讀讀書、彈彈琴。條件允許的話，這時(shí)候多跟親朋好友聊天或者陪陪寵物，可以有效對(duì)抗隔離時(shí)期的孤獨(dú)感。

云上的日子：構(gòu)建隨時(shí)可訪問(wèn)的云端生產(chǎn)環(huán)境在疫情時(shí)期工作，最害怕的是什么？那當(dāng)然是「不確定性」。

誰(shuí)也不知道，會(huì)不會(huì)哪天睡醒，一紙隔離通知就讓你無(wú)法離開(kāi)小區(qū)半步。這種情況下，沒(méi)人能保證自己有機(jī)會(huì)回到公司取回電腦和資料。因此，我們使用的工具和日常工作習(xí)慣必須適應(yīng)這種動(dòng)蕩的新常態(tài)，盡可能降低不確定性的影響。

具體來(lái)說(shuō)，一個(gè)重要方法就是將生產(chǎn)環(huán)境轉(zhuǎn)移到云端。試想一下，如果習(xí)慣性使用本地工具，那么猝不及防的隔離可能會(huì)讓你來(lái)不及取回主力辦公設(shè)備，從而沒(méi)辦法繼續(xù)工作；此外，家里的電力、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施未必有公司的穩(wěn)定（寫這篇文章時(shí)我就遭遇了一次停電），而本地工具的容錯(cuò)率有限，斷電、死機(jī)、軟件崩潰等意外事件可能會(huì)導(dǎo)致前功盡棄。

相反，如果慣于使用云端工具，將各類文件資料都放在線上，那么任何時(shí)候只要有一臺(tái)能夠訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，我們都能夠輕易地?zé)o縫連接恢復(fù)工作，即使是臨時(shí)收到隔離通知也不必茫然無(wú)措。

對(duì)時(shí)常碼字的編輯來(lái)說(shuō)，最常用的云端工具莫過(guò)于在線文檔。它們甚至集成到了企業(yè)辦公軟件之中，比如我們平時(shí)打卡和業(yè)務(wù)交流時(shí)會(huì)用到的企業(yè)微信，就內(nèi)置了基于騰訊文檔的「文檔」功能，在電腦端左側(cè)菜單或移動(dòng)端底欄菜單都能找到顯眼的入口。

在線文檔有一個(gè)顯著的好處，是它們通常會(huì)支持「實(shí)時(shí)自動(dòng)保存」，你的每處修改都會(huì)實(shí)時(shí)同步至云端，哪怕遭遇斷電死機(jī)，也不用擔(dān)心工作進(jìn)度丟失。以企業(yè)微信文檔為例，它甚至支持將每次修改后的文檔歸檔為一個(gè)「歷史版本」，需要的時(shí)候，隨時(shí)可在電腦端通過(guò)右上角菜單里的「查看修訂記錄」清晰回溯每個(gè)改動(dòng)并隨時(shí)還原版本。甲方要求用回第一個(gè)版本？沒(méi)問(wèn)題！

如果說(shuō)本地文檔是一個(gè)人的思考，那么在線文檔就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的整體合作。在線文檔最多可支持 200 人同時(shí)在線編輯，每個(gè)人正在哪里修改、修改了什么，都會(huì)用不同色彩的光標(biāo)給予說(shuō)明；選中某段內(nèi)容，還能給它添加評(píng)論，在右側(cè)評(píng)論區(qū)中與其他人討論，在需要多人合作撰寫文章和方案時(shí)，這些功能尤為實(shí)用。

共享倉(cāng)庫(kù)：打造多端共享的素材庫(kù)上面提到的文檔，既然不在本地，那是存到了哪里？

答案是，放在了企業(yè)微信的「微盤」里。在手機(jī)端企業(yè)微信通過(guò)「工作臺(tái) > 微盤」入口就能找到它，電腦端則直接在左側(cè)菜單欄提供了快捷入口。

如前所述，在企業(yè)微信文檔里創(chuàng)建的文稿、表格、演示文稿和收集表都會(huì)默認(rèn)存入微盤，你還可以自己往里面上傳圖片和其他文件。這樣一來(lái)，不需要固定使用某個(gè)設(shè)備，只要身邊有任何能夠聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備，就能隨時(shí)隨地訪問(wèn)工作文件。

但只將微盤當(dāng)成個(gè)人網(wǎng)盤來(lái)用，未免有些浪費(fèi)。實(shí)際上，微盤最大的意義在于能夠?yàn)檎麄€(gè)團(tuán)隊(duì)打造「團(tuán)隊(duì)素材庫(kù)」。

只要將文件上傳到企業(yè)的「共享空間」里，其他企業(yè)成員就能夠同時(shí)訪問(wèn)這些文件，在遠(yuǎn)程協(xié)作中，這樣的文件共享機(jī)制幾乎必不可少；而且，對(duì)文件的每一次修改，都會(huì)馬上同步，不用擔(dān)心同事們打開(kāi)舊版本的文檔而被過(guò)時(shí)信息誤導(dǎo)。

由于有著「企業(yè)共享」「實(shí)時(shí)同步」「不限速」的優(yōu)點(diǎn)，團(tuán)隊(duì)可以將文章和視頻用到的素材、案例、申報(bào)表格、技術(shù)文檔等文件放入企業(yè)微信「微盤」空間，打造一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員隨時(shí)隨地查閱取用的、不限速的共享素材庫(kù)，從而免去單獨(dú)問(wèn)同事要某個(gè)文件的麻煩，以及使用其他網(wǎng)盤共享時(shí)空有千兆寬帶卻只能看著 100KB/s 的下載速度望盤興嘆的苦惱。

共享素材庫(kù)難免有數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，為此，微盤給文件提供了豐富精細(xì)的權(quán)限和安全設(shè)置。你可以為每個(gè)文件單獨(dú)設(shè)置查看和編輯權(quán)限的范圍，還能給文件打上水印或是禁止將文件分享到企業(yè)外，從而最大限度地降低泄密風(fēng)險(xiǎn)。

保持協(xié)作：通過(guò)在線會(huì)議時(shí)刻交流遠(yuǎn)程辦公和辦公室工作最大的區(qū)別，自然是少了「口頭交流」這個(gè)強(qiáng)大的溝通工具。

在辦公室里，只需要瞄一眼就能知道自己要找的同事在不在工位；遇到問(wèn)題，吼一聲就會(huì)有人幫忙；要快速開(kāi)個(gè)短會(huì)，拍拍同事的肩膀就能將他們喊到一起……正因?yàn)榭陬^交流與物理接觸在溝通上的低成本，很多企業(yè)都選擇了開(kāi)放式辦公室，試圖將這種優(yōu)勢(shì)最大化。

反過(guò)來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)程辦公時(shí)你很難知道同事是否看見(jiàn)了你的消息（或假裝沒(méi)看到），尋求交流協(xié)助的成本會(huì)變得相當(dāng)高昂；當(dāng)然，你本人也可能沉迷擼貓無(wú)心工作。所以一篇發(fā)表在 Nature Human Behavior 上的論文指出，在居家辦公后，員工的每周平均工作時(shí)長(zhǎng)延長(zhǎng)了 10%，這可能是異步交流代替實(shí)時(shí)溝通所導(dǎo)致的效率下降。

知道問(wèn)題出在哪以后，我們就可以著手解決這些問(wèn)題了。

在虛擬空間中，有什么辦法保持實(shí)時(shí)溝通？那當(dāng)然是在線會(huì)議。通過(guò)會(huì)議，可以確保大家都已經(jīng)在「工位」上，還能交流了解彼此的目標(biāo)與關(guān)切，讓團(tuán)隊(duì)對(duì)工作內(nèi)容形成穩(wěn)定預(yù)期。遠(yuǎn)程辦公時(shí)，設(shè)置每天定時(shí)舉行的簡(jiǎn)會(huì)對(duì)保持協(xié)同至關(guān)重要。

在會(huì)議軟件的選擇上，方便是第一要義。

這時(shí)候，不妨試試企業(yè)微信集成的「會(huì)議」功能。在 1 月更新的企業(yè)微信 4.0 版本中，它對(duì)內(nèi)置的效率工具進(jìn)行了全面升級(jí)，其中就包括基于騰訊會(huì)議的「會(huì)議」功能；升級(jí)后的企業(yè)微信會(huì)議用起來(lái)更便捷：在企業(yè)微信的群聊里點(diǎn)擊「會(huì)議」按鈕就能快速開(kāi)啟一場(chǎng)會(huì)議，收到邀請(qǐng)的同事會(huì)在企業(yè)微信收到類似于電話的通知，點(diǎn)擊通知即可一秒入會(huì)。

至于本公司外的客戶，由于企業(yè)微信打通了微信，只要給他們發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)，客戶就能通過(guò)「企業(yè)微信會(huì)議」小程序參會(huì)，而不需要單獨(dú)下載 app 或是記下會(huì)議號(hào)。

其次，好的會(huì)議工具應(yīng)該具備有回顧功能。一些比較重要的會(huì)議會(huì)聘請(qǐng)速記員，但并不是每個(gè)小會(huì)都有這樣的必要，因此，如果會(huì)議軟件有回顧功能就再好不過(guò)了。

恰好，企業(yè)微信會(huì)議就支持這種需求：在會(huì)議界面依次點(diǎn)擊「錄制 > 云錄制」，軟件就會(huì)后臺(tái)自動(dòng)錄音，并以語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字的形式在會(huì)后輸出會(huì)議紀(jì)要。

抗干擾能力對(duì)在線會(huì)議而言也至關(guān)重要，畢竟沒(méi)有誰(shuí)會(huì)希望會(huì)議因?yàn)樵愀獾男盘?hào)斷斷續(xù)續(xù)，或是只聽(tīng)到對(duì)方寵物的叫聲與樓下的廣播。在這一點(diǎn)上，借助騰訊會(huì)議的技術(shù)積累，企業(yè)微信會(huì)議即使在網(wǎng)絡(luò)信號(hào)不佳時(shí)也能保持著較好的通信效果，同時(shí)內(nèi)置的降噪功能會(huì)將諸如椅子挪動(dòng)或?qū)櫸锝泻暗穆曇暨^(guò)濾，讓你開(kāi)一個(gè)舒心會(huì)。

這里的「抗干擾」，指的不只是聲音，還有環(huán)境。哪怕是房間雜亂，也不用為了會(huì)議花時(shí)間慢慢收拾——在「會(huì)議界面 > 設(shè)置 > 虛擬背景和美顏」中準(zhǔn)備了各種虛擬背景與妝容，即便剛剛睡醒還沒(méi)來(lái)得及捯飭自己，照樣能保持著專業(yè)姿態(tài)開(kāi)會(huì)。

遠(yuǎn)程辦公，帶來(lái)了新工具和新思維當(dāng)然，上面提及的企業(yè)微信只是一個(gè)示例，事實(shí)上，沒(méi)有任何一個(gè)工具能單獨(dú)覆蓋遠(yuǎn)程辦公的所有需求，也許所有遠(yuǎn)程辦公者都要花一點(diǎn)時(shí)間，來(lái)找尋適合自己的遠(yuǎn)程工作流。

面對(duì)洶涌而至的新一波疫情，受到波及的伙伴可能還要居家辦公一段時(shí)間才能重返辦公室，甚至就此一直保持遠(yuǎn)程工作狀態(tài)。這也是為什么，我們要推出這么一篇文章。我們希望上面提及的原則與工具，能幫助你盡快適應(yīng)疫情下的「新常態(tài)」。

也許遠(yuǎn)程辦公目前還有很多問(wèn)題，但在當(dāng)下，它是能夠幫助我們盡快走出疫情，保護(hù)其他人免受健康威脅的重要舉措。說(shuō)不定，待日后生活恢復(fù)正常，你會(huì)發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公期間學(xué)到的東西，在回到辦公室時(shí)同樣能提升自己的工作效率。