工作流基本概念: 什么是工作流？
工作流：兩個或兩個以上的人，為了共同的目標，連續(xù)的以串行或并行的方式去完成某一業(yè)務。
業(yè)務：工作流所指業(yè)務涵蓋了與經(jīng)營相關的活動
串行或并行：業(yè)務中的步驟也許以一步接著一步的方式進行，我們稱之為串行；或者由不同的人或組合根據(jù)不同的情況處理，我們稱之為并行。
兩個或兩個以上的人：如工作流的名稱所表達的含義，一個人處理的業(yè)務不稱其為工作流，只有任務從一個人”流”向另一個人的時候，才有工作流。
共同的目標：個體參與工作流必須是為了同一個工作目標。如果個體處于兩個相互獨立的項目之中，不會產(chǎn)生工作流。
由于上述定義也許包含了物質(zhì)生產(chǎn)和產(chǎn)品，所以我們以”業(yè)務工作流”來強調(diào)所討論的不僅僅是制造業(yè)，而是業(yè)務的自動化。
將工作進程結(jié)構(gòu)化，創(chuàng)建工作流過程如下：
定義一個工作團隊需要同時受業(yè)務規(guī)則控制的活動或任務。
將該任務細分為”子任務”，又稱”步驟”。每一步驟代表一個人或邏輯上不可或卻的事項。一個任務可以多種不同方式進行細分。如何將業(yè)務細分為最合理的步驟需要良好的業(yè)務判斷能力。
考慮每個步驟的工作分配。即該步驟所定義的功能及所需的技能與參與該步驟的人是否匹配。
考慮所有被用來完成任務的外部應用程序，是否有能被自動化的手工步驟，從而成為工作流的一部分。
注意步驟之間的先后次序。
如部分步驟是基于條件的，那就需要根據(jù)條件的不同區(qū)分不同的步驟。
畫出流程圖，定義各個步驟的職能和參與者。
創(chuàng)建完成子任務的各個步驟的表格、文件和詳細指示。
如你所見，工作流包括序列化的步驟和進程。任務按實現(xiàn)規(guī)定的規(guī)則和條件從一個步驟”流”向另一個步驟。
工作流的問題
在工作流自動化出現(xiàn)以前，所有的工作流都是通過手工實現(xiàn)的。較典型的是某項任務中的步驟要求參與者批閱文檔或表格組成的文件。完成批閱及填寫完表格中的相關內(nèi)容后，文件被人工地傳到下一步的執(zhí)行者。需要對進程的參與者進行關于進程路由的培訓，否則文件就會留在文件夾里得不到處理。對任務執(zhí)行情況的監(jiān)控必須四處打聽究竟完成到了哪一步。沒有簡單的方法去了解任務是否拖延或文件是否丟失，也無法了解這種流程的成本到底是多少。手工工作流的處理方法存在如下的問題：
高度依賴紙張
勞動強度大
流程不嚴密，任務執(zhí)行不易貫徹
無法對流程的過程進行監(jiān)控
無法度量進程時間和統(tǒng)計進程的成本
=====================================================================
工作流基本概念: 工作流的圖形化
工作流產(chǎn)品提供一種圖形化的方法來描述和實現(xiàn)工作流進程。進程的每個步驟以一個圖形化的圖標來表示。通過對這些圖標的連接，設計者就能夠描述步驟之間的關系及路由。對每個步驟而言，設計者能夠指定該步驟用戶參與進程的界面和所需完成的任務所需的電子表格。
接下來我們以月度業(yè)務報告的自動化進程為例。報告由一個包括累計實現(xiàn)利潤, 利潤預期, 以及新訂單登記的計劃修改，稅前利潤等要素構(gòu)成的表格以及一個將這些要素與年度計劃對比的圖表組成，進程必須遵照如下規(guī)則：
報告是月度更新的；
當前訂單由訂單登錄管理員負責填寫；
下月度訂單由產(chǎn)品經(jīng)理負責在產(chǎn)品A和B各自的國內(nèi)銷售狀況的基礎上進行預測, 由出口銷售經(jīng)理預 測所有產(chǎn)品國際市場的銷售；
利潤預測由生產(chǎn)經(jīng)理在當前在程生產(chǎn)和預計訂單的基礎上完成；
當期稅前收益和稅前收益預測由控制者根據(jù)當期收益及收益預測填寫；
當期收益及收益預測保存在一份Excel的擴展表格中，該表格也用于生成表格式的報告及圖表。
該進程包括了如下步驟：
步驟1：周期性初始化。該步驟在每月第一天自動啟動進程。
步驟2：讀取上一個周期的數(shù)據(jù)。該步驟其實是一個被”訓練”用于讀取上周期實際收益和預期收益的Flobot（工作流機器人）。
步驟3：當前記錄。在本步驟內(nèi)訂單登錄管理員將當月訂單情況填寫完整。
步驟4,5,6：訂單預測。這三步–產(chǎn)品經(jīng)理對A，B產(chǎn)品的國內(nèi)銷售量預測及出口銷售經(jīng)理對海外市場的預測平行執(zhí)行。
步驟7：收入預測。本步驟只有在4,5,6三步完成后方可執(zhí)行。在本步驟內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)理在當前在程生產(chǎn)和預計訂單的基礎上對當年剩余每個月度的利潤作出預計。
步驟8：稅前收益預測。Controller 將作出基于前面步驟得到的收益結(jié)果計算得到的剩下每個月的稅前收益預測。
步驟9：數(shù)據(jù)更新和報告。在這一步驟中Flobot重新得到應用，被”訓練”用于將進程中采集來的數(shù)據(jù)更新擴展表格。除了更新數(shù)據(jù)，還能運行Excel宏，用于打印供散發(fā)的圖表等資料。
步驟10：結(jié)束。用于表示程序終止的必要環(huán)節(jié)。
=====================================================================
工作流基本概念: 工作流解決方案與傳統(tǒng)管理軟件的關系
傳統(tǒng)的管理軟件注重解決企業(yè)應用層現(xiàn)存的問題（例如提高企業(yè)的資源配置率或提高單一員工的生產(chǎn)效率）。例如：EXCEL可以提高員工畫表格的效率、財務軟件可以規(guī)范財務人員的工作并提高帳目查詢的效率、CRM可以規(guī)范客戶管理從而使客戶資源掌握在公司手中而不是被一部分業(yè)務人員把持并提高客戶響應時間、ERP解決的是如何配置企業(yè)資源：使企業(yè)的人力資源、財力資源和物資資源能夠根據(jù)業(yè)務的需求實現(xiàn)最大化配置。
workflow關注的是如何縮短流程閑置時間，從而提高企業(yè)的業(yè)務處理能力并使企業(yè)能夠關注于真正對企業(yè)有意義的增值業(yè)務上。從建立企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)的角度也許更能理解兩者的區(qū)別。
傳統(tǒng)軟件不能解決工作流的問題，例如ERP關注的是企業(yè)的資源配置，但不可能解決資源傳輸過程中的損耗和降低傳輸（流程）的成本；同樣workflow也不能完全解決傳統(tǒng)管理軟件所能解決的問題，例如對生產(chǎn)管理的MRP系統(tǒng)所能解決的生產(chǎn)過程控制通過workflow很難實現(xiàn)。
但一個好的傳統(tǒng)軟件如果希望能自動化地在整個企業(yè)中應用起來，必須有一個強大的邏輯層，用以解決信息傳遞的邏輯判斷和自動流轉(zhuǎn)，這個時候就需要workflow的平臺。
所以說：
1。workflow和傳統(tǒng)管理軟件不是同一種軟件，不具可比性；
2。workflow對于已經(jīng)有傳統(tǒng)管理軟件的企業(yè)的作用非常明顯，可以籍此平臺整合企業(yè)的各種應用系統(tǒng)，使之成為一個完整的企業(yè)級應用，也就是通常所說的EAI。
3。具備workflow功能的管理軟件（workflow與傳統(tǒng)管理軟件的結(jié)合）對于傳統(tǒng)管理軟件有絕對的優(yōu)勢；
4。workflow可以根據(jù)企業(yè)的需要開發(fā)解決信息傳遞問題的流程以及幫助企業(yè)開發(fā)與現(xiàn)有應用系統(tǒng)的接口
=====================================================================
工作流基本概念: 工作流的自動化
個人電腦的普及，網(wǎng)絡和電子郵件的廣泛應用使工作流的自動化成為可能。電腦軟件提供了智能電子表格替代紙張表格的有效方法；數(shù)據(jù)庫為大量過去存儲在文件柜里的數(shù)據(jù)提供了存儲空間；網(wǎng)絡促生了電子郵件，提供了快速高效傳遞信息的方法；計算機與生俱來的計算能力提供了事實上無窮無盡的控制、管理和測度工作流進程。
工作流自動化的意義
減少滯后時間
很多業(yè)務進程遵循90/10規(guī)則：典型的業(yè)務進程有90%的時間是”滯后”的。時間都被消耗在了任務的閑置、排隊等待、發(fā)送過程及狀況追蹤上了。這些時間都被白白浪費掉了，對業(yè)務而言是無價值的。只有10%左右的時間被用于”進程處理”。生產(chǎn)力控制軟件有助于降低進程處理的時間。然而，即使進程處理時間降低了50%，對整個進程時間的影響也只有5%。工作流自動化瞄準的是滯后時間。如果滯后時間減少50%，整個進程時間就能減少45%。這就是工作流自動化為什么是互聯(lián)網(wǎng)絡時代提高企業(yè)工作效率的關鍵。
提高生產(chǎn)率——可通過下述方式提高生產(chǎn)率
通過集中處理任務（客戶端）減少任務時間；
減少紙張工作和紙張的傳遞；
加速信息流并通過連接數(shù)據(jù)庫電子表單的方式減少出錯；
根據(jù)業(yè)務邏輯關系自動計算和傳遞數(shù)據(jù)給需要數(shù)據(jù)的人；
追蹤并組織所有的任務及所有參與工作流進程的個體，如任務處理延遲，則會自動發(fā)出提醒；
報告和文檔自動更新；
減少對文書人員的依賴并最大限度地釋放現(xiàn)有資源；
重點處理增值業(yè)務–增值業(yè)務是現(xiàn)代組織的心臟。所有企業(yè)應當重點處理的是那些和企業(yè)方向相關的業(yè)務，以及如何優(yōu)化這些流程使之具備競爭優(yōu)勢。
追蹤業(yè)務進程
通過工作流自動化的軟件，可以實現(xiàn)以圖形化的方式對業(yè)務進程追蹤，而不再需要通過電話、貼標簽或其它的手工方式來確定例如采購訂單、索引需求等等流程到底進行到了哪一步。
監(jiān)測效率
如果無法對重要的工作流程進行監(jiān)測，就無從談及控制和提升。有些工作流自動化系統(tǒng)提供每一個流程的統(tǒng)計信息，包括了每一個步驟的時間和成本。通過這一功能，就有可能非常方便地實現(xiàn)流程的最優(yōu)效果。
減少紙張消耗
很多公司每年花費在打印報表和復印上的辦公紙張消耗費用動則數(shù)萬元。而通過工作流自動化的改造能向”無紙辦公”時代邁出堅實的一大步。而使原有表單的電子化，企業(yè)又可以節(jié)約很大一部分打印和存儲的費用。北美的Winbond Electronics Corporation通過應用工作流自動化平臺，短短四個月減少了70%的紙張消耗，大大節(jié)約了開銷。
工作流自動化的主要成分
工作流自動化如今成了管理的一句時髦話。市面上也有很多號稱能激活工作流的自動化產(chǎn)品。只要他們的應用程序支持基本的E-mail功能，賣主就會隨意地把”激活工作流”作為標簽貼在產(chǎn)品上。然而，這類產(chǎn)品和真正工作流自動化軟件之間的差別就如同寫字版和Word之間的差別。我們相信，應用程序只有具備了下列主要特征，才能稱其為工作流自動化解決方案：
能夠畫出工作流程圖，當然以圖形化界面設計的為佳；
能為每個步驟設計電子表格；
能將外部應用程序結(jié)合為工作流自動化的一部分；
能與電子表格及企業(yè)數(shù)據(jù)庫相連接；
能設計基于復雜業(yè)務規(guī)則的條件型路由的工作流程圖，最好無須編程；
能根據(jù)功能、用戶名稱或上下級關系按規(guī)則傳遞信息；
能夠監(jiān)控工作流執(zhí)行狀況；
能夠?qū)ぷ髁鬟M行調(diào)節(jié)；
能夠模擬并測試工作流的行為；
工作流的應用必須支持多用戶并具高度可靠性；
工作流的應用必須支持內(nèi)部網(wǎng)或英特網(wǎng)及跨多種平臺。
=====================================================================
工作流基本概念: 工作流自動化并不復雜
因為下述幾個原因，工作流自動化業(yè)界有”適合處理復雜業(yè)務流程”的名聲。
1．常規(guī)工作流自動化軟件包及其部署相當昂貴。通常，伴隨產(chǎn)品的是長時期的咨詢關系。所以為了非常簡單的業(yè)務流程購買和部署軟件是被不被采納的。這些軟件通常只被用于復雜、關鍵和控制成本相對較高而工作流自動化帶來的效益明顯的量產(chǎn)型工作流應用。因此經(jīng)銷商和用戶都會不自覺地關注于將復雜的業(yè)務問題自動化。
2．處于類似原因，工作流研究人士首先會關注解決了哪些復雜的業(yè)務流程問題。而對于大多數(shù)案例而言，為解決簡單工作流程問題部署自動化軟件的成本顯然是不經(jīng)濟的。這里遵循一條簡單的道理：走之前必須先會爬，跑之前必須先會走。
3．最后一條原因，也是”IT業(yè)的尷尬”?？偨?jīng)理對IT部門經(jīng)理工作衡量的標準就是：能夠解決復雜問題的能力。自然，IT經(jīng)理就會不遺余力地解決那些復雜的問題，他們的方案通常也就復雜而且昂貴。
所有這些目前都在改變。針對桌面電腦的應用方案快速發(fā)展以及工作流解決方案的發(fā)展使解決日常工作流程問題成為可能。費用不再昂貴，部署更為簡便。事實上，企業(yè)越來越意識到工作流的重要性，同時在部署復雜關鍵的流程自動化之前，愿意從一些簡單的流程入手積累經(jīng)驗。
=====================================================================
工作流基本概念: 工作流自動化和企業(yè)流程再造的區(qū)別
幾乎所有關于工作流自動化的出版專著，發(fā)布會和研討會都會提及企業(yè)流程再造，人們對于這兩者的認同也是趨于一致。分析人士也喜歡用企業(yè)流程再造來描述工作流自動化，因為前者比簡單的解決方案有更多的發(fā)揮空間。媒體在關于工作流自動化的新聞報道上喜歡用企業(yè)流程再造這個字眼，因為銷售商更愿意表達他們的產(chǎn)品是如何改變客戶的工作方式的。除此之外，關于企業(yè)流程再造的書籍和論文也比工作流自動化的多得多。
對于用戶而言，必須了解這兩者之間是有差異的，并不是同一個事物。
工作流自動化純粹是軟件業(yè)提供將工作流程自動化解決方案的范疇。
企業(yè)流程再造是分析企業(yè)的業(yè)務流程，并為了某些方面提高的目標對流程進行修改的行為。是科學、藝術、老練的技術和敏銳的業(yè)務能力的組合。
任何組織都可以無須進行企業(yè)流程再造而通過工作流自動化軟件將業(yè)務流程自動化。同樣，他們也無須通過工作流自動化而進行企業(yè)流程再造。當然，企業(yè)也可以進行流程再造并導入工作流自動化軟件，以使流程再造的效果更為明顯。但沒有理由認為兩者必須相輔相成或是同一個東西。
這一錯誤認識是由于工作流自動化的概念接受度較慢引起的。工作流自動化是提升企業(yè)生產(chǎn)力的解決方案（工具）。而企業(yè)流程再造的概念是改變企業(yè)現(xiàn)有工作方式，而改變往往包含了恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒。當工作流自動化被或明確或暗示地等同于企業(yè)流程再造的時候，這些恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒阻礙了概念的傳播。
有趣的是，當在企業(yè)中成功地示范了工作流自動化的好處后，再進行企業(yè)流程再造將會簡單地多。
我也簡單用自己的說法說下：
1、工作流是工作中流程的抽象：它將流程抽象為環(huán)節(jié)、路由兩大板塊，內(nèi)部細分有起始環(huán)節(jié)、結(jié)束環(huán)節(jié)、中間環(huán)節(jié)；路由包含了對業(yè)務過程的動態(tài)操作規(guī)則的描述，如動態(tài)選擇路由和靜態(tài)選擇路由，分發(fā)、合并等等；它將工作中的業(yè)務運行過程進行抽象為一種流程的定義模型，內(nèi)部包含了一組數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是定義數(shù)據(jù)，它一般由一個自定義工具來完成繪制，存儲為所需要的配置數(shù)據(jù)；運行時根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)和配置數(shù)據(jù)一起決定當前的處理動作，并根據(jù)處理結(jié)果選擇路由選擇到對應的下一個環(huán)節(jié)，直到有結(jié)束環(huán)節(jié)；對于子流程和流程合并就不多提了。
2、工作流用來干什么？它提高工作效率、提高流程的靈活性、以及開發(fā)速度、減少BUG；工作流因為是對流程的進一步抽象，很多工廠內(nèi)部的各類業(yè)務流程千奇百怪，如果每條都要去硬編碼if else走流程，會消耗大量人力物力，而工作流只需要將第一個流程跑得比較順，后面幾乎就是繪圖；提高靈活體現(xiàn)在可以在一定原則上隨時跟新流程，而且是通過圖形界面，這樣在上線前可以給客戶多次確認流程問題后再上線，而不需要修改程序；開發(fā)速度主要是如果一個較為完善的工作流，第一個程序調(diào)試通過后，后面幾乎不用編寫代碼了，或者非常少去編寫一些非常個性化的代碼；減少BUG是因為大部分代碼都是共享的，要改只改一處，整個系統(tǒng)同類型的BUG被鎖定在一兩個地方而不是每個地方都會有一樣的BUG，從頭改到尾。
3、對于企業(yè)級內(nèi)部應用開發(fā)是必備的東西，若沒有它，可以說軟件開發(fā)和維護代價非常高，尤其對于一些業(yè)務經(jīng)常發(fā)生變化的企業(yè)，這在國內(nèi)提前的非常明顯，因為國內(nèi)大部分企業(yè)都是管理非?；靵y的狀態(tài)，而且隨時都修改政策，沒有規(guī)范化的道路，如一個企業(yè)內(nèi)部對于同一類業(yè)務可能按照地區(qū)和部門要求用不同的流程來控制，此時在需求分析是就應該知道，應當在工作流程模板級別建立地區(qū)和部分維度進行控制，或者在環(huán)節(jié)級別控制，這個相對要混亂一點。
4、工作流其實說白了只是一個概念，實現(xiàn)它價值的是工作流引擎，工作流沒有完全適應每個企業(yè)的，都有一些擴展性的要求，這些擴展性的要求決定了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)搭建的大致方式，工作流引擎基于配置數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)驅(qū)動運行；而配置數(shù)據(jù)的定義時通過工作流定義工具去完成的
