作為《OmniFocus 入門與進階》的作者，經(jīng)常會收到剛接觸任務(wù)管理的讀者提問:

項目中該怎么拆分成一個個動作？

每當(dāng)我興致沖沖地在 OmniFocus 中創(chuàng)建一個項目（Project），其實都是在心中立下的一個目標(biāo)。若是項目時間跨度不大，或是自己較為熟悉，像是一次和父母的旅行，倒能僅在 OmniFocus 中，就安排妥當(dāng)。

但遇上少數(shù)派的付費教程，或是一門專業(yè)課程，這樣持續(xù)數(shù)月、過程復(fù)雜的項目，一個虛無縹緲的目標(biāo)，如何變成一個個可執(zhí)行的動作，就成了困擾我的一大難題。

OmniFocus 的無限層級動作組給了我自由，但卻不能直接幫我們合理地列出可執(zhí)行的動作。對項目的分割和進度管理，是 OmniFocus、Things 這類任務(wù)管理工具天生的弱項。

如果想有力地推進項目，實現(xiàn)自己心中的目標(biāo)，就要在年、月、周這三個時間維度中，一步步將看似龐大的項目，化為切實可做的任務(wù)。

年：用甘特圖把握全局當(dāng)我們立下一個目標(biāo)時，最緊要的事是問自己三個問題 ：

什么時候開始？什么時候結(jié)束？會經(jīng)歷哪幾個階段？或主動或被動，我時刻都能感受到「時間是有限的資源」這句話有多么透徹。

對于單個項目而言，我永遠不可能投入自己所有的時間。所以在立下目標(biāo)之時，就要明確項目的開始日期與結(jié)束日期，保證它不會因為其他事情延期開始，也不會不斷地拉長戰(zhàn)線，一直結(jié)束不了。

就以即將更新的《OmniFocus 入門與進階》為例。查看了日歷上十一月的行程安排，和編輯文刀漢三商量之后，決定將教程上架時間設(shè)定為十一月下旬。

對照日歷明確開始與結(jié)束日期

如果是商業(yè)項目，通常會有剛性的結(jié)束時間。比如一年一期的新 iPhone 的開發(fā)和量產(chǎn)，一定要在九月的發(fā)布會前完成，逾期就意味著項目失敗。但是對于教程的更新來說，不存在硬性的結(jié)束日期，只要根據(jù)準(zhǔn)備的內(nèi)容按部就班的完成更新即可。

教程的不同階段

而項目的持續(xù)時間，就取決于它經(jīng)歷的每個階段的長短。一口氣將目標(biāo)劃分成單個可執(zhí)行的動作，是非常有難度的。但是將項目所經(jīng)歷的階段，大致地劃分出來，相信每個人都可以做到。具體到新 OmniFocus 教程，它其實可以根據(jù)內(nèi)容被封為正文的六章，加上前言與后記。而每一章就是一周時間。

想清楚項目的開始、結(jié)束日期以及其中的階段后，就可以借助甘特圖來幫助我直觀地查看。甘特圖是一種常用于項目、工程管理的工具，用來展示項目的時間計劃和進度（如果你不了解甘特圖，可以看看這篇文章）。而我習(xí)慣在 OmniPlan 中畫甘特圖。

通過甘特圖安排項目

繪制甘特圖的過程，其實也是再次調(diào)整時間安排的機會。教程計劃從十一月底開始更新，但是我已經(jīng)計劃好十一月上旬和父母出行旅游。這意味著，我必須在十一月之前就準(zhǔn)備好教程的前三章，所以項目的開始時間相應(yīng)地提前了兩周。

對于一個持續(xù)數(shù)月的項目，我很難一步想清楚所有的任務(wù)，并列出清單。但通過甘特圖，就能將一個大項目轉(zhuǎn)換成幾個清晰地小目標(biāo)。

第一階段小結(jié)：

目的：確定項目的開始、結(jié)束時間，劃分任務(wù)階段；

工具：日歷用于查看事件，OmniPlan 用于繪制甘特圖；

成果：項目的甘特圖。

月：用日歷視圖梳理階段中的任務(wù)將項目切割成多個階段，讓之前只存在于豪言壯語中的目標(biāo)變得現(xiàn)實了一些。而項目的一個階段可能會持續(xù)數(shù)周，即使再向下切割，有可能也不是立即可做的動作。

在一次某門課程的寫研究報告階段，我照例用 OmniFocus 來分割任務(wù)。將「寫學(xué)期報告」列成編好處理數(shù)據(jù)的腳本、制作圖表、寫數(shù)據(jù)分析文字稿、排版這四步。但實際上這每一步都不是一天之內(nèi)就能完成的。而由于 Deadline 的存在，每一步最多能花的時間有限，我該怎么去組織它們呢？

在 OmniFocus 中對項目和動作都可以設(shè)置「推遲至」和「到期」日期，但如果動作不是真的有這兩種時間屬性，我非常不贊同使用這兩項功能。推遲至日期會讓動作「消失」在透視中1 ，而虛設(shè)的到期日期會讓我變得不在乎到期提醒，而且隨意設(shè)置的到期日期，逾期后又要手動再調(diào)整一遍。

OmniFocus 注重聚集和提醒動作，想要對一連串任務(wù)進行排期，我想到了最常見，也最合適的日歷。

在 Notion 中安排日程

日歷上的事件應(yīng)該是一定要發(fā)生的事情，如果在自己日常使用的日歷中安排任務(wù)的日期，一旦出現(xiàn)延期，反而會讓自己越來越不信賴日歷。所以到我選擇在 Notion 中插入一個行內(nèi)日歷。既能發(fā)揮日歷視圖的優(yōu)勢，又不會干擾到真正日歷的使用。

在離交報告真正的 Deadline 之前，我有兩個星期時間。刨去周末踢球、社交和做家務(wù)等瑣事所占的時間，實際上我應(yīng)該十天時間。當(dāng)然這十天也不可能只做這件事，每一步的難度也有所不同。所以還要結(jié)合日歷中的其他日程，對每一步規(guī)劃出具體的時間。

相比在 OmniFocus 中設(shè)置推遲至和截止日來安排任務(wù)的執(zhí)行時間，用日歷更加直觀，也更方便在出現(xiàn)變化時進行調(diào)整。

第二階段小結(jié)：

目的：確定項目各個階段的具體執(zhí)行日期；

工具：在 Notion 中利用行內(nèi)日歷；

成果：Notion 中的日歷。

周：用 OmniFocus 列出「本周待辦」

經(jīng)過前面的兩步，目標(biāo)已經(jīng)被細分為以天為單位的任務(wù)。其實此時才進入到 OmniFocus 擅長的任務(wù)管理階段。

我自己并不推崇「今日待辦」清單，因為一天內(nèi)的日程安排偶然性太大，同事或者上司的一次談話，可能就會讓清單上的任務(wù)無法完成。但如果以周為單位，如果今天的事被耽誤了，明后幾天可以減少一些娛樂的時間，來補上意外事件帶來的影響。所以我希望能有一個「本周待辦」的清單。

在我的 OmniFocus 中，存放著所有目前正在進行的項目。它們都經(jīng)過從年到月的進行了分割，不過匯集在 OmniFocus 中后，習(xí)慣以周為單位安排日程的我，卻很難一下子挑出一周內(nèi)要完成的任務(wù)。

而在 OmniFocus 3 中推出了標(biāo)簽系統(tǒng)，特別是預(yù)覽視圖中支持添加一個標(biāo)簽2 ，用來顯示帶此標(biāo)簽的動作，讓我的「本周待辦」列表成為可能。

ThisWeek 標(biāo)簽

在每周日完成安排新一周任務(wù)時，給希望在下周完成的動作加上 ThisWeek 標(biāo)簽，這些動作就會出現(xiàn)在預(yù)覽視圖的「今天」當(dāng)中。加上預(yù)覽中本來就能顯示的「推遲至今天」和「截止至今天」兩類動作，組成了一張「本周待辦」清單。

這張清單加上自己設(shè)定好的透視，我就能在每天的學(xué)習(xí)工作中，真正做到聚焦當(dāng)下。

第三階段小結(jié)：

目的：確定一周內(nèi)的目標(biāo)和任務(wù)；

工具：OmniFocus；

成果：本周待辦清單。

寫在最后對項目管理有經(jīng)驗的人一眼就能看出來，前文我提到的將目標(biāo)劃分為階段，用日歷展示項目進度，都是被普遍用于工程項目管理中的方法。它們彌補了任務(wù)管理不擅長的時間安排和進度展示，讓 OmniFocus 有任務(wù)可管。

我每次面臨一個新的項目時，都會覺得很難下手，不知如何開始。我想這種感覺，不大會隨著時間就消失。但只要自己開始嘗試，將它逐步按照不同的時間維度去切分，我就知道我一定可以靠近我的目標(biāo)。即使再慢，也會前行。

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